Kronikk i Aftenposten:
Hjemmekontor eller ikke? Hvilken personlighet du har, kan bety mye.
Personlighet spiller en viktig rolle for hva du foretrekker. Kronikk Dette er en kronikk. Meninger i teksten står for skribentens regning. Det er straks skole- og studiestart, og de fleste skal tilbake på jobb etter ferien. For mange kan det være snakk om retur til kontorlokaler, etter 18 måneder med hjemmekontor.
Hva og hvem skal avgjøre bruk av hjemmekontor i høst?
Det er straks skole- og semesterstart, og de fleste skal tilbake på jobb etter ferien. For mange kan det være snakk om retur til kontorlokaler, etter 18 måneder med hjemmekontor. Det siste året har noen savnet sosiale møter rundt kaffemaskinen, men vært glad for å slippe pratsomme kollegaer som ikke kjenner sin besøkstid. Noen har trivdes med å arbeide uforstyrret hjemme, andre har forsøkt å kombinere jobb med hjelp til lekser og klarinettøvinger over Zoom. Ledere har forsøkt å balansere mellom å bli oppfattet som kontrollerende eller fraværende, ved å ha for mye eller lite kontakt med ansatte. De fleste har lært kutyme for nettmøter, og funnet seg til rette i en ny arbeidshverdag fra hjemmekontoret. Men når samfunnet åpner opp igjen, og det ligger an til en ny forskrift om hjemmekontor, kommer det nye forventinger til å stille på kontoret. I høst må ledere svare på spørsmål om hvem, og hvor ofte, ansatte kan ha hjemmekontor. Gode løsninger krever at man balanserer flere hensyn. Her kan eksisterende forsking bidra med innsikt.
Det skal sies at begge kronikkforfatterne har stortrivdes på hjemmekontor det siste året, det har passet oss utmerket. Så i likhet med mange andre, tror og håper vi at det blir noen varige endringer i arbeidsvilkår fremover. Tre punkter bør tas med i vurderingen når den enkelte leder finner løsninger for sine ansatte: 1) bedriftens infrastruktur 2) typen arbeidsoppgaver som skal løses og 3) den individuelle ansattes situasjon, personlighet og preferanser.
Bedriftens infrastruktur
Flere organisasjoner har kuttet eller omdisponert kontorareal de siste årene, noen skryter av å ha kontorpulter kun til ca. halvparten av de ansatte, og nye dynamiske og varierte arbeidssoner. Slike tiltak legger opp til alternative løsninger på arbeidshverdagen med utstrakt bruk av hjemmekontor (se Aftenposten 14 juni https://www.aftenposten.no/kultur/i/OQ4L2E/er-du-en-av-dem-som-gleder-du-deg-til-aa-komme-tilbake-paa-kontoret-det). Det siste året har det også blitt vanlig at arbeidsgiver har bidratt med utstyr til hjemmekontoret, som PC skjermer, skrivebord og stol. Slike tiltak gir både muligheter og begrensninger som ledere og ansatte må forholde seg til. Det har vært kvantesprang i innkjøp og bruk av IT verktøy for å tilrettelegge for fjernarbeid det siste året, der også skeptikere har tatt i bruk nye løsninger. Det er slutt på tiden der alle møter krever personlig oppmøte. Møter der formålet er ren informasjonsformidling eller som innebærer vesentlig reise, vil forbli digitale, håper vi. Men utforming av kontorbygg og IT verktøy er bare en liten del av løsningen. En viktig utfordring denne høsten handler om hvordan organisasjoner kan tilrettelegge for at den enkelte presterer best, både selvstendig og i samarbeid med andre.
Typen arbeidsoppgaver som skal løses
Hvordan arbeidsmiljø påvirker produktivitet og kvalitet avhenger av typen arbeidsoppgave. Skal man huske noe man leser, lære noe nytt eller løse en kompleks oppgave, er forskningen entydig på at det er best med stille omgivelser uten avbrytelser. Er oppgavene rutinepreget og enkle, kan musikk og felleskap gjøre arbeidet mer lystbetont. Når målet er å forankre en bedriftskultur, tilrettelegge for formell eller uformell opplæring gjennom å omgås kollegaer, kunnskapsdeling eller jobbe sammen med andre på en større oppgave, er det overlegent å være på samme fysiske plass. Det samme gjelder i høyeste grad for tilfeldige og uformelle møter og idemyldring, og muligheten til å utvide sitt personlige nettverk. For ledere er slike møter sentrale for å vedlikeholde gode relasjoner med teamet sitt. Dette gjøres ikke bedre på Zoom, Teams eller Meet.
Individuelle ansattes situasjon, personlighet og preferanser
Personlighet spiller en viktig rolle, de som scorer lavt på ekstroversjon (det vil si introvert) og / eller scorer høyt på følsomhet/nevrotisisme, blir ofte mer påvirket av støy og distraksjoner, særlig når oppgavene oppleves som viktige for organisasjonen. Disse trives gjerne med hjemmekontor, der de kan jobbe uavbrutt, uten distraksjoner og ha kontroll på sosial kontakt. De som scorer høyt på ekstroversjon blir fort understimulert og får mer energi fra en fellesskapsfølelse og sosiale møter som et kontorlandskap tilrettelegger for. Forskjeller i boforhold påvirker også, ansatte som har lang reisevei vil nok ønske å spare flere timer i uken ved å benytte hjemmekontor istedenfor å pendle. Bor man med familie i en 3-roms leilighet på Grünerløkka, risikerer man at unge familiemedlemmer jevnlig avbryter arbeidsdagen, å ufrivillig måtte overhøre samboerens jobbmøter, og at jobb må avsluttes når det er tid for å lage middag. De med mer romslige boforhold, med dedikerte rom til hjemmekontor, ser de kan vie mer fokusert tid til jobb, få gjort mer, kan gå tur med hunden i lunsjpausen, og kan bruke reisetiden de har spart på mer jobb, familie og trening.
Det er ingen enkel oppgave å finne en optimal balanse for bruk av hjemmekontor fremover. Det som er sikkert, er at det ikke er en standard løsning som blir den beste for ulike ansatte på samme arbeidsplass. Vinnerne denne høsten vil være de lederne som både tar hensyn til den ansattes situasjon og balanserer det med de forskjellige arbeidsoppgavene som skal utføres, alt innen rammene som organisasjonens har satt. Men med individuelle tilpasninger, kan resultatet oppleves av enkelte som urettferdig. For å unngå dette er det viktig å kommunisere åpent om hva som vektlegges i avgjørelser som tas. Videre bør fordeler med både hjemmekontor og det å være på kontoret diskuteres eksplisitt. En av oss som har skrevet denne kronikken scorer høyt på introversjon, blir lett distrahert av støy på kontoret, men har løst dette med et flott hjemmekontor. Men når COVID situasjonen ikke lenger er førende for arbeidsforhold, er det på tide å gi slipp på hjemmekontor som hovedregel, dra på jobb, pleie gamle- og skape nye relasjoner, delta på fysiske møter, ha uformelle samtaler ved kaffemaskinen og se om vi kan få noen kreative og verdifulle ideer vi kan jobbe videre med.
Bio:
Njål Andersen, Førsteamanuensis, Institutt for internasjonal forretningsdrift, NTNU.
Adrian Furnham, Professor II – Institutt for ledelse og organisasjon, Handelshøyskolen BI.